各级机关、人民团体、企事业单位要经常召开会议，交流情况，研究问题，布置工作等，对会议的情况、精神作归纳整理，将决策意见记载下来，这就形成了会议纪要。因而会议纪要就是记载和传达会议情况和议定事项的公文。