文秘岗位基础知识

在一个企业中,文秘工作具有十分重要的作用,相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音,规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等,都会在文秘工作中体现出来。下面是文秘岗位基础知识，随小编一起来看一下吧。

秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽起着承上启下的作用，是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有：店内事务管理;互动管理;与总部沟通管理;紧急事务应对管理

(一)客户资料管理

【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册，存档一年后作废销毁。

【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户，编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人，督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。

(二)制度执行

秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准，发现某同事违反规定时，及时给予提醒，或汇报店长，由店长决定是否处罚，店长确定处罚，秘书开罚单，店长签字，秘书执行罚款。

(三)考勤管理：秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容，严格监督打卡情况。中国房地产中介联盟网--联盟吧-

(四)值班管理：秘书于当月的最后一天制定下月的值班表，由店长确认签字生效，于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁，以便于经纪人提前做计划。

(五)卫生管理：当天卫生由值班人员打扫，秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的，告知店长，由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。

(六)表格表单管理

【普通表单格】：经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。

【特殊表单格】：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放，发出24小时内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同(一式三份中的其中一份)。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总，制作租赁档案上交财务部

(七)当店办公用品和基金的管理

【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力范围内的尽量独立解决，在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

【当店基金的管理】：根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示

(八)数据汇总

【每周】：周考勤汇总，客户和房源统计，带看量、签单数汇总。

【每月】：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。

(九)接待

【客户接待】：在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。

【同事接待】：来者是客，到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待，倒水让座，提供恰当的帮助。

【注意事项】：

a：秘书是公司的形象代表，是当店的窗口和枢纽，接待礼仪要规范细致到位。

b：随时保持饱满的精神状态。

(十)注意职责与工作任务：

1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。

2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理;负责会议场所的安排与布置;负责会议的服务工作及相关活动的安排;负责会议相关资料的编印。

3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作;协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。

4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。

5、协助档案管理员做好档案管理工作。

6、完成办公室主任交办的其它各项工作。

(十一)权力和责任：

权力：相关文书的起草权。

考核指标：文书起草、会议记录完成质量及完整性;文书收发的及时性、准确性;考勤、服从安排、遵守制度;其他专业知识技能。

文秘包括哪些专业？

首先我们要清楚的是文秘类专业的类型屈指可数，根据最新的资料显示，文秘类包括现代文秘一个专业。但是其实与文秘相关的专业却是数不胜数，这也就意味着文秘专业的人可以做相关的工作。

本专业通过学习文秘专业基础理论知识，掌握较强的协作能够进行文书和秘书的相关工作，一般要求大家具备文章写作、文学编辑、新闻写作和公关能力。而文秘类专业的课程主要包括公关写作、文件管理、档案管理、办公自动化、企业管理学、传播学、普通心理学、商务英语、实用英语写作、公共关系学、人力资源管理、秘书实务等。

专业介绍

基本要求

1、客观素质

正所谓身体是革命的本钱，虽然说文秘类工作并不需要高强度的体力劳动，但是事多繁杂却需要强大的身体素质支撑，往往从事文秘工作的人需要来回奔波也是比较辛苦的。

2、主观素质

文秘类主要还是从事于上下级的工作和人际关系的协调，所以要求保持良好的心理状态，不能被个人情绪所左右，否则的话将会无法进行正常的沟通，具有博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感是重中之重。

就业前景与方向

其实文秘专业之所以受欢迎就是因为它的职业涵盖面广，基本上从事文书类的工作都需要这个专业的人才，无论是各级各类企事业单位、政府机关、社会团体、公司输送还是企业广告、公共关系、市场营销、人力资源管理、信息处理、客户沟通协调、客户市场开发等工作都可以胜任，除此之外还是有文字速录的工作也能够轻松驾驭，关键是就业率很高。